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第26章

成功有约-高效会计手册-第26章

小说: 成功有约-高效会计手册 字数: 每页4000字

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     会议主要商议或研究什么问题,这是确定会议出席人员 

     和会议形式的基础。 

      (3)谁参加会议? 

     会议由谁主持?都是什么人参加?有缺席的是否找人代理?出席的人数 

共有多少?会场应如何布置等,都要十分明确。 

      (4)什么时候开会? 

     会议在什么时候召开?日期有没有变动的可能?会议什么时候结束?这 

些都是会议组织者事先应计划好的。 

      (5)在什么地点开会? 

     会场设在哪里?要尽量避开噪音或行人出入频繁的干扰。 

     还要选择便利的停车场。 

      (6)怎么开会? 

     会议如何进行?采取什么形式?这与会议的目的或参加者的人数有关。 

会议的时间超过两小时,要安排休息时间,否则,会增加疲劳度,收不到预 

期的效果。 

     在实际的会议活动当中,若对以上问题不清楚,则属于盲目开会;若不 

能以实际的工作步骤对以上问题做出明确的回答,则属于对会议的准备不充 

分。木下雪江强调,要想使会议能够具有较高的效率,会前,会议组织者对 

自己应作必要的自我质询,在对以上问题作出明确的回答之前,不要急于开 

会。 

     □ 制作会议计划表 

     这是日本会议专家野田孝在 《怎样使会议效率化》一书中教给人们的提 

高会议效率的办法。野田孝说:“所谓会议时间和会议效率,取决于会议主 

持人掌握会议的技巧。会议主持人为了能在规定的时间内有效地总结会议, 

就要学会写出会议的进行计划表。稍有疏忽,就难以在规定的时间内结束会 

议而拖延时间,或留下对议题讨论不完的残局。会议进行计划表大体上不过 

是一个目标,如何讨论、如何发展,一般难以预测,所以,只能对每个议题 

的说明时间、提问时间、讨论时间等做大体的计划。然而,要想在两三小时 

以内把会议开得有效率,这些事情要绝对做好。从拟订的计划表上看,如超 

过规定的时间是因为议题过多,那就应当适当减少议题,并做另行召开会议 

的计划。会议主持人应按会议进行计划表掌握会议,但计划表终归还是计划 

表,可以在会议进行的过程中,根据实际情况,对计划表做出适当调整。只 


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是要做到,在这个议题上超过了时间,一定要努力在下一个议题中找回来。 

除此之外,还可以用‘上个议题占用时间过多,请对这个议题的发言要简洁’ 

对会议过程进行控制。对发言时间过长者,也可以用 ‘计划时间不多,请给 

他人留下发言的机会’来约束他的发言。有时讨论会出现离题,就要掌握离 

题的程度。有时离题也是必要的。马上拉回本题也不可能。这种离题是由于 

大家的气氛造成的,要及早考虑这种气氛给大家的思考带来的影响,或采取 

必要的措施,或暂时置之不理。如果陷入与议题讨论无关的纠纷,可以 ‘计 

划时间’为借口,动员大家另找机会讨论,使会议正常进行。总之,每次会 

议都应有有关本次会议进行的计划表,因为会议进行计划表是 ‘会议之船’ 

按时到达目的地的重要航海图”。 

     □ 开会时闲人免入 

     出席被召集的会议,每个成员都得付出代价。因此,在考虑让什么人出 

席会议时,也必须一并考虑,为什么要他出席这个会议?这是日本的时间管 

理专家桑名一央在他的《怎样提高时间利用率》一书中一再地提醒人们注意 

的。桑名一央先生强调,限制与会议无关人员人会,是提高会议效率的一个 

重要环节。在会议活动中,既不能随意减少会议人员,也不能随意增加会议 

人员。在这里,最理想、最合理的状况应该是这样的:就本次会议而言,每 

一个与会人员都是与会议直接相关的,不可缺少的,随意减少一个人或增加 

一个人都有可能直接影响到会议的效果。为了限制无关人员人会,桑名一央 

先生提出,在确定每一个与会人时,要对其提出下列疑问: 

      (1)这个人与会议将要作出的决定有关吗? 

      (2)这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗? 

      (3)这个人将会执行会议的决定吗? 

      (4)这个人以前有过这方面的经验吗? 

     桑名一央先生说:不用说,这些标准不是提供让任何人都能出席会议的 

借口,而正是限制参加者所持的根据。当然,也要看会议的性质而定。有时, 

之所以请某些人参加会,理由仅是”还是请他出席好办事”、“如果不加上 

他,好象以为看不起他”等等。其实,对这些人来说,只要好好解释说明一 

下,并通知他会议的结果就行了。 

     □ 会前会 

     如果一位会议主持人在一次正式会议的前一天,特意举行一个短时间 

内、以站着的形式进行的快速会议,这样,一方面可以解决一些可以解决的 

问题,另一方面,即使对一些难以解决的问题,也具有启发思想、做出准备 

的意义。由于有些问题已在快速会议上解决,所以,就不用再提交正式会议。 

这样,会议的议题减少了,再加上对有些复杂的议题和决策对象经过了一个 

夜晚的思考,所以,在第二天的正式会议上,就可以使会议的效率和决策的 

质量大大提高,会议的时间也会大大地缩短。 

     □ 制定开会守则 

     会议是一种有多人同时参加的、受同一目标驱使的群体活动。所以,为 

了保证会议的正常进行并使会议具有较高的效率,就必须要求所有与会人员 

共同遵守同一个行为规范,从而表现出价值和行为取向的一致性。《日本公 

司人才培训百法》一书中规定:身为公司的员工,在出席会议时,原则上不 

可迟到,且须注意聆听别人的发言。参加会议的人员应遵守如下礼节:(1) 

事先分发的资料,不管工作有多忙,都要过目一下,若有不懂之处,先做个 


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记号,开会时再作询问;(2)在开会前5分钟即席就坐,并将资料翻开,准 

备开会;(3)在就座时,若旁边有其他同事在座,不妨先打个招呼,说些诸 

如“请多多指教”之类的客气话;(4)员工应该将会议进行状况,尤其是公 

司主要干部的发言记下来,这对会后撰写报告或以后做事都有帮助;(5)开 

会时,要注意倾听别人的讲话,不可窃窃私语或擅自离席,这是不礼貌的; 

 (6)发言时最好先举手,获得主席的同意以后再说,发言时内容要明确,且 

声音要让大家都听得到;(7)带到会场的资料或在开会时才发的资料,应该 

整齐地放在会议桌上,不可任意零乱地放置;(8)其他应遵守的,如需抽烟 

时,应先问问两旁的人可否吸烟等。 

     日本东京钨生产公司为提高会议效率,对公司内所召开的所有会议也做 

出过七项规定。这七项规定是:(1)要准时出席;(2)要将会议时间控制 

在90分钟以内; (3)很好地采纳建设性意见;(4)不能在会上固执己见; 

 (5)按多数人的意见作出决议;(6)决议要当场确认;(7)不能中途退场。 

     日本会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中,也开列了与 

会人员在会议活动中应该严格遵守的十项规定。这十项规定是:(1)要在会 

前5分钟到达会场; (2)以公平、平等为第一原则;(3)发言不得超过3 

分钟;(4)要弄清反对意见;(5)多说不如多听;(6)不得做偏离议题的 

议论; (7)不自吹,不发愁,不奉承;(8)不离席,不退场,以免妨碍大 

家;(9)共同确认今天的结论;(10)要共同遵守散会时间。 

     □ 尽量使用电话会议 

     电话会议能够把许多身在异地的人召集在一起开会,因此,可以节省大 

量的会议筹备、人员往返和住宿费用,和常规的会议形式相比,更可以显示 

出极高的效率。在国外,跨国甚至跨洲的电话会议已成为很平常的事了。美 

国邮政局的750名高级职员,每月一次在全国15个分局和华盛顿总部之间举 

行会议。在华盛顿召开的月度管理人员会议上,与会人员先对经营管理问题 

和计划问题进行讨论并对计划工作作出决定。接着,在第二天便将各拥有50 

名或60名高级职员的15个分局用电话系统联通起来,以举行电话会议。这 

样,身在异地的这15个分局的高级职员们知道——而且马上就可以知道上个 

月发生了什么情况和这个月的计划情况及将有什么新的活动等。人们对这种 

会议形式是极乐意接受的,因为他们知道:如他们全都奔赴总部参加会议, 

这个时候,恐怕还在候机楼、候车室等候飞机或火车呢! 

     在中国国内,虽然使用电话会议的优越性还没有被人们充分认识,已有 

的还并不发达的电话会议系统正倍受冷落,但这一会议形式,仍以再清楚不 

过的事实,向人们显示了实实在在的优越性:这是中华人民共和国原水利电 

力部召开的一次电话会议,京外67个单位的120人参加会议,平均距离为 

1583公里。就是这样一个会议,只用了63分钟就开完了。铁道部也以电话 

会议的形式召开过一次全路“集装箱运输会议”。原定召开四天的会议,后 

改为召开电话会议,结果仅用了一个小时就开完了,既提高了会议的时效, 

又节省了经费十几万元。 

     □ 创造紧张适度的心理气氛 

     试验:让一个人独居一间屋子里作50道试题,无人监督,无竞争对手。 

结果用了两个半小时作完,正确率75%。然后,让这个人同另外30人一起, 

做50道与前次难易程度相当的试题,结果只用了一个半小时就做完了,正确 

率88%。这个试验表明:人处于群体环境之中,如果气氛紧张得适度,大脑 


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反应的速度会加快,思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行 

面对面信息交流和智力竞争的过程,要求每一个与会人都要开动脑筋,积极 

思考,因此,会议保持适当的节奏,创造一种适度紧张的心理气氛,可以使 

与会人精神振奋,思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的: 

 (1)尽可能安排与会人以面对面的形式就坐;(2)会议主持人的开场讲话 

必须简洁、明了,并给人以紧迫感; (3)限时发言;(4)适当施以紧逼式 

提问; (5)必要时提倡进行激烈的争论;(6)会议主持人对与会人员的清 

晰和富有创见的发言应给予及时的肯定和称赞,对含混和拖沓的发言应给予 

制止或批评等。 

     □ 给与会人员一个良好的听觉环境 

     在会议进行过程中,由会场内外各种声响的汇合,构成会议的听觉环境 


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