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第111章

卡耐基成功全集之二经营管理方略-第111章

小说: 卡耐基成功全集之二经营管理方略 字数: 每页4000字

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保存,以利于日后的检索方便。 首先,正片和负片一样,必定也有一些不具保存意义的内容须加以淘汰、
删除,因此整理正片应具有丢弃的勇气,尤其一些没有资料价值的正片,可 能终其一生都不会再用到。每一张正片都应标示拍摄日期,如果有外借或移 
交印刷厂印刷的情形,更要记得标示自己的姓名及公司名称。至于整理正片 档案,目前有一种富士彩色软片公司出品的“富士彩色幻灯片档案系统”, 
包括存放正片的透明档案袋、档案盒、专用打洞机及档案箱等多种道具。其 中最便利的,还是一次足以容纳 20 张正片的“幻灯片档案投影机”。这种机 
器是将正片放在聚光平台上,直接上下左右移动,即可找出想看的正片,不 象传统的幻灯机,必须一张一张逐一找寻。另外还有一种超薄型“聚光机”, 
直接将正片置于其上,即可迅速检索正片内容,也是相当利于整理的辅助工 具。不过这些新型的辅助工具,由于一次可容纳 20 张正片,在整理上就必须 以 20 
张为一单位,这样,这些大型的正片档案就无法放入一般的档案袋中。 在不影响正片的情况下,必要时可以将档案袋裁开以便收存。
(3)摄像机录像带的整理
摄像机是一种将摄入的影像记录在 2 英寸磁碟片的划时代信息机器。它 的整理方法和电脑、录像机的整理方式相似。不过摄影机距离普及时代仍有 
一段时间,因此最好能将它的磁碟片记录转变成一般普通性媒介。简单地说, 也就是把需要保存的画面转录到 VHS 录像带上。VHS 录像机相当普及,它的 
电子照片也处处可见,尤其是 VHS 录像带可供自由编辑、复制。VHS 录像带 和摄影机的磁碟片性质颇为相似,摄影机的一格画面,约可转录成 5 秒钟的 
录像带,因此若将 T-120 录像带用标准速度使用,约可容纳 1440 个画面; 若是用 3 倍速度使用,则可容纳 4320 
个画面,俨然是另一种信息压缩功能。 转录后的摄像机磁碟片可在消除后重复使用,若是具有保存价值的重要记 录,则可存入档案袋中。
3。“照片资料的整理”注意事项 照片资料的整理应注意五个事项:(1)照片资料是一种时间记录,最好能
按照时间顺序来整理;(2)底片与黑白压条(相版)应成对放入档案袋中;(3) 尽量少用同步冲印,仅选择有必要的画面冲放照片,并和文件资料一齐放入 
相同主题的档案袋中;(4)正片只能利用现成的整理系统加以保管;(5)选择 摄像机磁碟片中可用的画面,转录于 VHS 录像带中保存起来。


人物资料整理技巧
多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不 到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同,有人不论 
是莫逆之交或一面之缘,皆把对方视为个人资产纳入通讯录中;有人只登录 关系密切者的通讯地址;有人却来者不拒,甚至将它列为一种商业信息;但 
也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了 每个人的处理方式,但是不可否认,在商业上,“人”的确是相当重要的信 
息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系,往往可 以看出一个人的工作实力,因为“人”就是最具价值的信息。
名片及通讯录的基本整理方法有两点:
1。名片及通讯录的基本管理法
在 80 年代个人电脑刚刚兴起时,没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意,
能对工作产生多大的助益。事实上,除了理工系的数值计算及经营管理外, 电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞 
尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时,电脑一度曾被视为“协助业余者增长 智慧”的机器,然而到了最后,电脑却走上一般商业用途,于是有关“名片·通 
讯录的管理”套装软件,也不断被开发出来。
用电脑处理人物资料,具有三大优点:(1)能够自由地删除或增加名单;
(2)能够快速地查询;(3)能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所 无法达到的优点。
不过,以电脑管理名片或通讯录,仍有三项不可避免的缺点:(1)输入作 业相当麻烦;(2)登录的资料会一年一年与日渐增,总有一天会超过容量的极 
限;(3)电脑不似通讯手册可随身携带。因此,许多人不愿意以电脑来管理现 有的通讯资料,尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时,又必须重新 
输入资料,造成人力与时间的浪费。尽管如此,绝大多数人仍一直期待名片、 通讯录的电子化,于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑(或资料处理 
机),立即成为市场上的抢手货。
有的管理者所使用的通讯手册已经沿用 20 余年,虽然外表陈旧不堪,至 今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理,就必须设定一个 至少可持续 
10~20 年的系统。人生的 20 年一晃即过,整理信息也应该配合 人生的计划。
根据名片、通讯录管理的一些缺陷,现阶段要找出更理想的方法,就必 须针对五个项目逐一改进:(1)输入所需花费时间;(2)资料的容量;(3)检索 
能力;(4)携带性;(5)20 年后的持续性。然后再综合两项要点:(1)首先制 作一个以“纸资料”为中心的管理系统,作为将来电子化的蓝本;(2)在蓝本 
中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。
使工作简单而不麻烦,是整理资料的大原则,如果为了整理而使事情变 得更繁杂,反而是一种颠倒是非的做法。
2。建立“纸资料”为中心的管理系统
传说名片最早起源于 17~18 世纪的欧洲,但使用最多的却是日本人。名 片被视为一种身份地位的象征,××经理、××科长、××助理??,五花 
八门的称谓,充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性 来说,中国的文字有许多同音异字,光靠耳朵辨认,很难正确得知对方的公 
司名称及姓名是哪几个字,这样,在人际关系的基本交往上,也就形成一道 无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法,也是名片不断泛滥的原因之一。
(1)名片的规格 名片可说是最常见的文件资料,尤其它的标准规格,在整理上节省不少
功夫。相对地,假若名片的规格不统一,在整理上会变得相当棘手,所以擅 改名片规格的人,等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特,它的整理效 
率就愈低,尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调,在复印整理时就应避免过黑, 防止字迹不清楚。
名片的印刷分为横式与竖式两种,如果考虑名片盒的收藏便利,最好还 是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片,应该注明业务内容的性质。
(2)名片的再次加工 名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的
姓名或公司名称,就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时,一定要
注明会面的时间及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 见面,那么就 
在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后,当忘记这张名片的主人 是谁?在哪里见面?时,就可依照名片上注明的日期,翻阅当年记事本上的 
记录,很快即能确定对方的身份。
把名片放进名片盒时,有三种办法可以依照自己检索的位置放好:A 按 个人姓名第一个字的拼音顺序排;B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序 排;C 
按行业类别顺序排。然而,有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。 例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时,更容易造成分类上的困扰。其 
实,任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中,如果你希望同时保有这 种体系,有一个很简单的解决方法:将名片复印成三份。你可以到书店购买 
空白名片卡,然后利用随身型复印机制成三份,各自纳入不同的分类系统中 保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量,不过基于方便的考虑仍值得一试。 
以这张名片为例,它的公司名称是“Heart munication Center”, 
那么就应纳入公司类别中的“H”音中;而对方的名字叫“约翰”,那么复印 的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中;最后一张复印名片则按照它的营 
业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中,这就是一张名片的三种
不同的检索方法。 为了容易识别起见,复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒
的选择上,最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因 无法按照字母顺序放入,尽量不要采用。
(3)“档案袋”的名片整理 把收受的名片放入档案盒中,并不表示已经完成名片的整理工作。当你
为了“A 事”而和各式各样的人会面时,即应该将收来的名片注上“A 事”的 标志。日后需要进一步与有关人士联络时,调阅“A 事”的档案资料,便可 
很快地找出这一组名片资料。事实上,没有必要再将名片细分成工作类别。 这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化,可以将与 A 事有关人士的名片复印 在一张 
A4 纸上,然后放入 A 事的档案袋中,以后只要取出 A 事的档案资料, 即可一并查出有关人士的名片资料。
一般地,一张 A4 纸顶多只能容纳 12 张名片,如果能先复印在 B4 纸上, 再缩小成 A4 纸的尺寸,那么一次就能容纳 20 多张名片;如果是由 
A4 纸缩小 为 A4 纸,一次容量更可高达 24 张。不过要提醒你的是,由于名片具有资料 价值,所以正反两面都必须复印保存。
(4)六孔式活页手册整理法
在 1968 年 10 月,有人针对具有 60 年历史的英国制六孔活页手册,出版 了一本“超级手册工作术”,结果造成手册的一时流行,就连仿冒品也十分 
畅销。而现在,各式各样的手册附带品到处都有,透明名片夹即是其中的一 种。手册为了易于携带,往往必须愈薄愈理想,将名片夹带于手册中外出, 
既造成手册的负担,也容易丢失。
有必要携带名片外出时,应该将名片复印在手册的空白面,一页可以印
3 张名片,两面即可印 6 张,绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些 访谈记录,那么事先将受访者的名片复印于空白页上,尔后的访谈内容记录 
于旁,即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时,都会 将必要事项记录在自制的委托书上,和对方见面时,即将对方的名片复印在
委托书上,工作结束后再将委托书放回活页手册里,需要时可立即联络或以 传真、快递方式准确地传达给对方。
(5)通讯录的法则 每个人都需要一本通讯录,但是以目前市面上所销售的型式来看,要整
理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用 20 年以上时, 眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上 
的姓名,所谓“张王满天下”,姓张姓王的人特别多,所以各个姓氏所占页 数比例便会不同,因此考虑各姓氏使用频率的不同,必须重新制作一个理想 
分配通讯录,例如利用 6 孔活页手册,自行增减各个姓氏的页

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