哈佛经典职业经理人培训 全套教-第215章
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（11）各部门职权范围是否明确？
（12）每个人的职务分配在质和量方面是否都取得了平衡？如果没有，应该调查有无因事务工作量过大造成工作停滞和责任不明确的情况。
□ 有关分析事务工作手续的调查事项
（1）调查事务工作手续时是否制定了日程计划？
（2）在正式调查前是否作了预先的调查？
（3）在公司内是否充分作了启发和宣传？
（4）调查现状时执行了下述几点：①正式征得实施部门负责人的同意；②决定是否请求对方派出配合人员；③调查那里的部门业务工作分派情况；④采用询问实际工作人员的方法来调查现状；⑤不批评；⑥普遍调查现状；⑦将所得的情况列成图表；⑧无遗漏地汇集单据帐册、报表、；⑨问题和已得到改善之处一定备案；10如果建立了现状图表，证实一图表是否正确；11向实务负责人和部门主管说明调查经过。
□ 有关事务工作安排手续的调查事项
（1）是否谋求加快事务处理的速度？
（2）是否适当地使用了机器、仪器来处理事务工作？
（3）单据、转帐、报表种类是否齐全？
（4）文件整理工作是否顺利？
（5）是否经常研究事务工作手续？
（6）更正错误工作情况是否多？
（7）是否作了适当的检查？
（8）有无消除违法行为的安排？
（9）是否为减少需要熟练的工作量而推行了标准化？
（10）是否对工作的繁简作了调整？
（11）必要的资料、机器、仪器是否齐全？
（12）环境是否良好？
（13）是否经常将工作所需成本和工作成果加以比较？
（14）是否平均地使用机器、仪器？
（15）各部门是否制作过多的文件和单据的副本？
（16）办公桌、备用品等的配备是否适当？
（17）文件是否经常周转不动？
（18）单据、帐册、报表的种类是否过多？
（19）除正规单据、帐册、报表外，个人的备忘录，笔记是否包括在事务工作中？
（20）是否一种单据、帐册、报表兼有多种用途反而不便使用？
（21）是否根据单据、帐册、报表的传递顺序考虑办公桌的配置？
（22）在办事员缺勤时，其他人是否因不了解工作而感到困难？
（23）是否提出了办公标准？
（24）是否有一般工作能力的人都能作事务工作？
（25）对处理大量工作是否有安排？
□ 改善事务工作的检查表
（1）改善事务工作的原则，应从下述四方面检查：①能否取消；②能否合并；③能否改变顺序；④能否简化。
（2）研究是否符合目的？应从下述几方面检查：①该事务工作的目的何在；②该事务作是为了达到目的所真正需要的吗；③是否针对目的组织事务工作；④要达到目的，事务工作是否健全；⑤是否能用其他更好的办法来达到目的。
（3）方针、组织、外部条件的研究，应从下述几方面检查：①组织是否分得过细，划标准有无偏差；②功能的划分是否重复或部分重复；③各管理人员和监督人员的职务及权限是否明确；④在权限授权和权力分散方面是否都成功；⑤如果改变方针，事务工作手续及事务工作是否会更简化；⑥是否对事务工作手续作了调整，使之适合外部环境条件；⑦如果充分研究外部环境条件，是否就有可能并更容易作某种程度的修改。
（4）事务工作手续的综合研究，应从下述几方面检查：①该事务工作手续是否必要？必要，其顺序是否能提高办事效率；②能否按其他事务工作手续做事，工作本身是否重叠③实际上关系不大的部门是否处理显然应在该部门处理的事务工作；④是否分别实施目的相同，但形式不同的工作；⑤是否分别实施形式完全相同，但目的不同的工作；⑥是否将同一项目记入几个不同的单据、帐册、报告书，可否把登记项目加以处理，以便统一记帐；⑦管理是否过细；⑧是否经常费力去处理一些极少发生的事情；⑨资料、统计等是否方便人使用10内部工作相互制衡，使彼此的工作能自行发现错误；11是否可以通过改变工作方法来消除工作拖拉、浪费时间现象；12是否能想出方法消除工作零乱等现象。
（5）工作和检查状况的研究，应从下述几方面检查：①这一步骤的目的何在？是否为达到目的所必要的；②这一步骤是否能包括在其他步骤中；③如果取消这一步骤，工作流程是否会缩短或加速，是否能够改变这一步骤的顺序；④如果取消这一步骤，对其他步骤会有什么影响；⑤能否取消转记，能否采取省时有力、无误的方法进行必要的转记，能否用机器转记；⑥是否能通过采用单据一次复制多份方式取消转记；⑦能否采用单据制度，能否使单据帐簿化，从而取消转记；⑧是否填写了不必要的单据、帐册、记录及报告书；⑨是否重复进行了验算和计算；10是否对详细程度和计算上的正确程度作了不必要的要求；11能否把同种类的工作，例如计算工作集中起来；12一旦削减现在的检查要点，是否会产生遗漏，遗漏的问题是否重大；13核对和盖章是否都必要，是否为盖章而盖章；14如果改变检查时间，是否会进一步减少检查次数；15工作流程是否最短；16能消减工作停滞、等待状况，能否通过分帐来解决；17能否设计种单据、帐册、报表，使之能够同时工作，而不是依次工作；18能否尽可能地归纳有的步骤，来减少准备和整理的时间；19是否必须在这个时间进行这一步骤，能否以后中处理；20无徒劳的行为？能否使作法标准化，防止五花八门的情况产生；21能将信息依单据、册、报表加以分类，以便于进行下一步工作；22能否以手工操作机械23能否采用机器来减少工作步骤；24能否合并相同步骤，用机器一次处理；25能否利用一览表等节省时间。
（6）存放、领取、周转的研究，应从下述几方面研究：①各部门是否保存过多的复印文件和抄本；②能否改变或取消存档文件；③怎样保存档案；④有无在事务工作中开出的单据该单据是否从一开始就必要；⑤能否改变办事处的布局；⑥能否通过设备或传递制度来减少周转。
（8）单据、帐册、报表的研究：①该单据、帐册、报表是否必要，如果取消该单据、册、报表会怎样；②是否将同一项目记入几个单据、帐册、报表中，能否考虑调查登记项目来合并单据、帐册、报表；③能否采用一次复制多份方式写单据；④能否减少复写张数，果取消复写将会怎样；⑤单据复写几张，发送何处，该处怎样使用，能否取消；⑥单据、帐册、报告书中是否记入了不必要的事项；⑦有无虽领取了复印件，但在实际工作中并不需要的情况；⑧某一单据、帐册、报表的经手人是否过多，是否将署名、盖章的次数限制在必要的范围内；⑨是否将不必要的事项记入了单据、帐册、报表；10有无用备忘录、便笺办事的情况，能否使用正式的标准式样；11能否将两个以上的单据、帐册、报合并成一个；12能否将一个单据、帐册、报表分两个以上；13有无可废除的帐面；14帐簿能否随身携带；15单据是否会中途卡住；16是否彻底使用单据等使管理更有效。
（8）事务工作分派问题的研究，应从下述几方面研究：①工作内容是否超出负责人的力②是否再低一级的人员也能作这项工作；③有无空闲时间，如有，这些时间是否得到利用④是否根据工作等级决断性工作、操作、杂务、来安排与之相适应的负责人；⑤是否适当地配工作量；⑥分派事务的内容是否相等；⑦是否调整工作量。
□ 有关单据、帐册、报表及其它文件的调查事项
（1）总问题点：①该单据、帐册、报表是否真正需要；②是否对单据、帐册、报表作设计，使单据、帐册、报表特别是总帐发挥管理资料的作用；③能否与其他单据、帐册、报表合并；④是否所复印的每一张都真正需要。
（2）用纸：①纸张大小是否适度；②是否符合标准规格；③纸张的质量、重量是否适度④是否对纸张的横纹、竖纹作了考虑；⑤是否考虑到复写时要夹进复写纸。
（3）印刷、装订等：①印刷方式是否恰当；②铅字大小是否合适；③是否巧妙地使用粗体字；④是否巧妙地使用了线条设计；⑤是否考虑了颜色；⑥是否考虑了打纸型。
（4）版面设计：①记入规则是否一读就懂；②是否是左起横写；③有无不必要的记入项或该项考虑过用不加封的信封发送；④是否充分活用了选择式；⑤是否会与其他帐票混淆⑥索引是否处于明显位置；⑦有无设插图的必要；⑧在明白以后要装订的情况下，是否印有订孔和穿孔中心线；⑨是否也考虑采取文件夹方式；⑩有无花边设计；⑾可否采用隐格；目的排列是否恰当；⑿是否有纵贯线；⒁项目栏的标题是否恰当；⒂记入栏的宽度和长度否恰当；⒃帐票的名称是否表现本质；⒄单据、帐册、报表名称用字的大小及所处位置是恰当；⒅是否包括送单据、册、报表的顺序；⒆是否印有页码；⒇要折叠处是否印有叠线；21是否虑合订时的方便；22是否考虑了防止违法的办法；是否包括管理印所需的备考
（5）文件写法的检查表：①是否站在读者的立场写；②主题项目是否齐全；③中心项是否统一；④是否有多余的话；⑤是否列有实例、图表帮助了解；⑥对正文中难以理解的部分是否加有注释；⑦是否以口语话书写；⑧是否将结论写在前面；⑨句子是否简短；10是否有含糊的措词；11是否使用了对方易于理解的词；12是否从左横写；15是否采用了标准文例方式；14用纸大小是否统一。
（6）文件分类表和文件夹：①是否仅看文件夹标题就明白内容；②有无表现内容的具说明；③有无指定变换、调换的位置；④是否规定了保存年限；⑤保存年限是否过长。
（7）办公室内：①柜子里的文件放得是否有条理；②在办公桌上及抽屉中是否有应归档的文件；③在办事处是否放有应调换进书库的文件夹和文件箱；④科长用的柜子里的文件放得是否有条理；⑤是否使用了悬案文件夹，是否写有各自的名称，是否被收入一定的地方。 （8）文件柜：①柜门上是否贴有索引卡；②是否很脏；③架子是否快散了；④钥匙的理是否得当；⑤下二层是否有前期档案。
（9）抽屉中：①文件夹是否挤满了抽屉；②文件夹的排列顺序是否混乱；③标签的颜色是否统一；④标签的标题是否写得美观；⑤在抽屉中，借卡是否排在最前面；⑥是否适当地使用主文件夹。
（10）文件夹中：①文件夹内的文件数是否过多；②文件放的方向是否正确；③放文件时是否将新文件放在上面；④是否加入无用的文件；⑤是否使用了不必要的扣钉和线绳。
（11）调换位置：①是否按期调换了位置；②是
