17-会计电算化工作指南-第2章
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二、领导的重视
企业实施会计电算化，几乎涉及企业的所有部门和人员，同时还涉及管理机构及管理体制的变动，这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持，企业实施会计电算化所遇到的问题，如：人员配置，资金问题，部门间的合作与协调，配套改革等，将很难得到解决。因此，在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作，有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组，领导整个企业的会计电算化工作。
三、 良好的管理基础工作，尤其是会计基础工作
管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法，以及较完整的规范化的数据；会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务，必须是事先设置好的处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化，才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作，电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据，电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业，应不急于开展会计电算化工作，应首先提高管理水平，规范会计、财务制度，改善基础工作，为开展会计电算化工作积极创造条件。
四、专业人员的合理配置
实施会计电算化，将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能； 单纯的财会人员；已不能满足会计电算化后的工作需要；必须另外配置与电算化工作有关的专业人员； 以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。
第一 要配备一名会计电算化工作的管理人员，负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理，这是会计电算化工作顺利进行的保证；
第二 应配备硬件维护员； 负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作，考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点，硬件维护员可以是兼职的；
第三，无论是自选开发，或者购买软件，都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才，他们可以参与系统设计开发，又负责系统运行的一些维护工作，使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理，保证会计电算化工作的顺利进行。
五、经费保证
实施会计电算化工作需要专门人才，也需要软件及硬件设备，这些都需要有一定的投资，为了保证会计电算化工作的顺利开展，所需经费必须有来源，所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括，购买硬件及系统软件所需费用，应用软件取得所需费用，基建费用，人员培训费用等。日常费用主要包括，所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用，根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同，数额也不相同，甚至相关很大，要具体情况具体分析，使所需经费必须确有保证，并且又不浪费。
会计电算化管理体制与组织机构设置的选择
实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生一定的影响，为了适应电算化的要求，必须探求和设置与之相适应的机构。有以下几种情况：
⒈ 集中管理方式。 这种形式把会计电算化工作，包括管理、开发和使用维护等都放在企业计算中心，财务部不设数据处理部门，也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据，由计算中心负责会计电算化的日常运行。在这种情况下，财务部门的组织机构一般不作大的变动，除了一些业务由计算机处理外，许多工作仍由手工来完成。这种方式有利于充分发挥计算机作用，提高数据共享程度，避免重复开发，也有利于企业统一领导、规划和组织。但是，集中管理也有很大的缺点。
第一，计算中心人员和财务人员不能很好地协作，各自不了解对方的知识和业务特点，各自偏重本单位情况，往往导致系统质量低，实用性较差等情况；
第二，各部门极易产生依赖思想，认为开展电算化工作是计算中心的事，从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行，影响会计电算化工作的正常进行。
⒉ 分散管理方式。
在这种方式下，企业财会部门单独配备计算机等设备，并配备一定的专业人员，会计电算化工作的实施，完全由财会部门负责进行，计算中心将不再参与。分散管理的优点是，第一，能调动财会部门的积极性；第二，能根据财会部门的实际需要，分期分批解决急需电算化的项目，并且实用性强、投资少、见效快。其缺点也是明显的；一是缺乏整体考虑，各部门都可能从各自的目标出发，不考虑相互之间的联系，数据不能共享，系统效益不高；二是各业务部门都需要配置计算机专门人员，否则影响系统实施，平时遇到的简单问题及维护工作，都不能及时处理。这种方式一般不可取。
⒊ 集中管理下的分散组织形式。 在这种形式下，企业设立专门的机构，统一负责全厂计算机应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划，管理信息系统总体设计及子系统划分，统一编码，对所用机型等做出统一安排，指导各业务部门开展电算化工作，若企业已设立计算中心，专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置。这种方式，既照顾了各业务部门的特点，又能统一管理组织，是目前一种较理想的组织形式。在这种方式下，实施会计电算化后，就需要调整财务部门的内部组织机构，岗位与职能都可能发生变化。
下图所示，是一种电算化后机构设置形式：
财务负责人
管 数 数 财
理 据 据 务
开 准 处 管
发 备 理 理
维 人 人 组
护 员 员
人
员
管理、开发、维护人员负责会计电算化工作的规划，参与系统开发工作 （如果自选开发的话） ，并负责日后的维护工作；数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作、包括输入、运行、输出等工作；财务管理组负责一些财务日常管理工作（ 这些工作一般计算机难以直接处理），并参与企业的管理工作。
商品化会计软件选择
购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地，不仅会计业务较少、处理简单的单位使用商品化软件，就是会计业务处理较复杂的大中型企业，也可以购买商品化软件，而对于本单位特殊的需求，再进行二次开发，丰富商品化软件的功能，这样既省时，又省费用，是个事业单位实现会计电算化的有效途径。商品化会计软件，版本众多，各具特点，在选择软件时，应从以下几方面进行考虑：
一、软件的性能特点
⒈ 合法性。
合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面，要求核算工作中体现现行会计制度及其他财经法规的要求，另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的会计信息，满足管理的要求。对商品化会计软件的合法性来说，主要应满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定（试行）》中对会计软件的十条基本要求。即：
（1）。软件提供的数据输入项目； 满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。
（2）。软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
（3）。软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
（4）。软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。
（5）。经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐薄； 软件只能提供留有痕迹的更正功能。
（6）。软件具有按规定打印输出各种帐本以及必要的查询功能； 打印输出的帐页连续编号。
（7）。对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐本生成的各种报表数据； 软件无修改功能。
（8）。软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。
（9）。对存储在磁性介质或在其它介质上的程序文件和相应的数据文件； 软件有必要的保护措施。
（10）。 软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下；使用原有数据恢复到最近状态的功能。
此外，商品化会计软件还应满足《规定》中其他有关规定，比如设置的功能应保证日记帐每日打印等。
⒉ 安全可靠性。
安全性指软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错，查错，纠错的能力，防止产生不正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性，主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来，是否能有效地防止差错的发生，在发生时能否及时查出并能进行修改；安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。
为了达到安全可靠性指标，系统本身都设有多种控制措施，如权限设置，复核功能设置，各种校验功能设置，处理顺序控制，采用信息加密技术和存取控制技术，设立备份和恢复功能等； 可以有效地保证软件的安全可靠性；但由于购买软件时；不可能得到详细的源程序代码等技术文档；对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。
⒊ 易使用性。
主要指软件系统易学易用易懂的性能。可以考察如下几方面：
（1）。界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了； 提示是否清楚丰富； 所用语言是否符合财会人员的习惯； 输入输出的格式是否规范； 这些构成了界面友好性的主要内容。
（2）。厂家提供资料的质量如何； 特别是培训资料； 其内容是否完整； 内容是否易学易懂； 各种各种叙述是否清楚明了； 手册中的范例是否恰当实用。
（3）。软件是否便于操作； 包括如下方面： 操作是否简单； 各种自定义功能及控制措施的使用是否简洁实用； 自动化程度是否很高； 辅助功能及服务功能是否丰富实用等。
⒋ 易适应性。
指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况，并在企业财务工作内容发生变化时，软件也能方便地适应这些变化的程度。比如，科目的变化，报表格式及内容的变化，各种比率的变化，以及核算内容的变化等，软件能否方便地适应这些变化。另外，象可维护性，可审计性，可移植性等亦需加以考虑，在此不再详叙。
5。软件运行平台
当前由于大型、集成性的需要，对软件的运行环境，如：网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素。
二、软件的功能
⒈ 主处理功能 。
要完成会计业务的一般工作，正确处理会计业�
