半小时教你成为excel高手-第2章

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（E3=E2，　G3；G3＋1）”，只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产
值排名。


　　二、文本排序


　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，　Excel提供了比较好的解决办法。如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：　选中排序关键字所在列
（或行）的首个单元格（如图1中的A1），单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令，
再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框
（图2）。如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类），则应选中“有标题
行”（反之不选），然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排
序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。


　　此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，请读者自行摸索。


　　三、自定义排序


　　如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方
法解决：首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡（图3）。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动，您就可以输入“金工车间”、　“铸造车间”等自定义序
列了，输入的每个序列之

　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表
中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。无论采用以上哪种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用（图3）。

　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”，“确定”后即可完成数据的
自定义排序。

　　需要说明的是：　显示在“自定义序列”选项卡中的序列（如一、二、三等），均可
按以上方法参与排序，请读者注意Excel提供的自定义序列类型。


谈谈Excel输入的技巧

　　　在Excel工作表的单元格中，可以使用两种最基本的数据格式：常数和公式。常
数是指文字、数字、日期和时间等数据，还可以包括逻辑值和错误值，每种数据都有它
特定的格式和输入方法，为了使用户对输入数据有一个明确的认识，有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。

　　一、输入文本

　　Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合，每个单元格中最多可容纳32000个字符数。虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别，但是还是有一些差异，比如我们在Word、PowerPoint的表格
中，当在单元格中输入文本后，按回车键表示一个段落的结束，光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头，在Excel的单元格中输入文本时，按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你
是想在单元格中分行，则必须在单元格中输入硬回车，即按住Alt键的同时按回车键。

　　二、输入分数

　　几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分
子/分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的，比如在单元格中输
入“1/2”，按回车键则显示“1月2日”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在
单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”（零）以示区别，并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开，比如我们在输入1/2时，则应该输入“0　1/2”。如果在单元格中输
入“8　1/2”，则在单元格中显示“8　1/2”，而在编辑栏中显示“8。5”。

三、输入负数


　　在单元格中输入负数时，可在负数前输入“…”作标识，也可将数字置在（）括号
内来标识，比如在单元格中输入“（88）”，按一下回车键，则会自动显示为
“…88”。


　　四、输入小数


　　在输入小数时，用户可以向平常一样使用小数点，还可以利用逗号分隔千位、百万
位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，
可以采用下面的方法：选择“工具”、“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“编
辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数，如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为
要添加的零的个数，比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零，变成“88
000”，就在“位数”微调框中输入“…3”，相反，如果要在输入“88”后自动添加3
位小数，变成“0。088”，则要在“位数”微调框中输入“3”。另外，在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后，应清除对“自动设置小数点”符选框的选定，以免影
响后边的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项，可以在输入
数据时自带小数点。

　　五、输入货币值

　　Excel几乎支持所有的货币值，如人民币（￥）、英镑（￡）等。欧元出台以后，
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值，Excel会自动套用货币格式，在单元格中显示出来，如果用要输入人民
币符号，可以按住Alt键，然后再数字小键盘上按“0165”即可。

　　六、输入日期
　　Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。用户可以用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“…”
来分隔日期中的年、月、日部分。比如要输入“2001年12月1日”，可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001…12…1”。如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上
的Ctrl＋；组合键。
七、输入时间


　　在Excel中输入时间时，用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入，这两
种输入的表示方法是不同的，比如要输入下午2时30分38秒，用24小时制输入格式为：
2：30：38，而用12小时制输入时间格式为：2：30：38　p，注意字母“p”和时间之间有一
个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl＋Shift＋；键。



了解Excel公式的错误值



　　经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息：#　N/A！、#VALUE
！、#DIV/O！等等，出现这些错误的原因有很多种，如果公式不能计算正确结果，
Excel将显示一个错误值，例如，在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的
单元格，或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。以下是几种常见的错误及其解决方
法。

1．#####！

原因：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，或者单元格的日期时间公式产
生了一个负值，就会产生#####！错误。

解决方法：如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽，可以通过拖动列表之间的
宽度来修改列宽。如果使用的是1900年的日期系统，那么Excel中的日期和时间必须为
正值，用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####！错误。如
果公式正确，也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。

2．#VALUE！

当使用错误的参数或运算对象类型时，或者当公式自动更正功能不能更正公式时，将产
生错误值#VALUE！。

原因一：在需要数字或逻辑值时输入了文本，Excel不能将文本转换为正确的数据类
型。

解决方法：确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有
效的数值。例如：如果单元格A1包含一个数字，单元格A2包含文本〃学籍〃，则公式
〃=A1＋A2〃将返回错误值#VALUE！。可以用SUM工作表函数将这两个值相加（SUM函数忽略
文本）：=SUM（A1：A2）。

原因二：将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。

解决方法：确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。

原因三：赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。

解决方法：将数值区域改为单一数值。修改数值区域，使其包含公式所在的数据行或
列。
3．#DIV/O！

当公式被零除时，将会产生错误值#DIV/O！。

原因一：在公式中，除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用（在
Excel中如果运算对象是空白单元格，Excel将此空值当作零值）。

解决方法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。

原因二：输入的公式中包含明显的除数零，例如：=5/0。

解决方法：将零改为非零值。

4．#NAME？

在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME？。

原因一：删除了公式中使用的名称，或者使用了不存在的名称。

解决方法：确认使用的名称确实存在。选择菜单〃插入〃｜〃名称〃｜〃定义〃命令，如果所需
名称没有被列出，请使用〃定义〃命令添加相应的名称。

原因二：名称的拼写错误。

解决方法：修改拼写错误的名称。

原因三：在公式中使用标志。

解决方法：选择菜单中〃工具〃｜〃选项〃命令，打开〃选项〃对话框，然后单击〃重新计算〃
标签，在〃工作薄选项〃下，选中〃接受公式标志〃复选框。

原因四：在公式中输入文本时没有使用双引号。

解决方法：Excel将其解释为名称，而不理会用户准备将其用作文本的想法，将公式中
的文本括在双引号中。例如：下面的公式将一段文本〃总计：〃和单元格B50中的数值合
并在一起：=〃总计：〃&B50

原因五：在区域的引用中缺少冒号。

解决方法：确认公式中，使用的所有区域引用都使用冒号。例如：SUM（A2：B34）。

5．#N/A

原因：当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值#N/A。

解决方法：如果工作表中某些单元格暂时没有数值，请在这些单元格中输入〃#N/A〃，公
式在引用这些单元格时，将不进行数值计算，而是返回#N/A。
6．#REF！

当单元格引用无效时将产生错误值#REF！。

原因：删除了由其他公式引用的单元格，或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元
格中。

解决方法：更改公式或者在