成功有约-高效会计手册-第24章
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一、时间性策略
□合理地安排会议时间
由于人的“生物钟”的作用，人们的脑力活动在一天当中通常有两处高
峰期：一个是上午9时至11时；一个是下午4时至6时。
“生物钟”理论启示我们，要提高会议效率，选择好召开会议的时间这
一点十分重要，应该引起每一位会议组织者的高度重视。既然人的精力充沛
与衰减，思维敏捷与迟纯是呈周期性的，是有规律的，所以，做为一个高明
的会议组织者，就应该尊重这一规律并巧妙地利用这一规律。如果把召开会
议的时间安排在人的脑力活动的高峰期，这样，就可以使与会人的脑力活动
处于一种较为亢奋的状态，注意力专注于某一特定方向，所持续的时间也可
以比较长，大脑思维敏捷，反应迅速，接受和输出信息的能力都比较强，对
会议的议题能给予充分的思考，从而可以使会议尽快地得到理想的结果。如
果错过人的脑力活动的高峰期，或者正好赶在人的脑力活动的低谷
期召开会议，这样，与会人就容易倦怠，注意力难以集中，以致会议要
么出现冷场，要么使会议陷入懒散和难以控制的局面之中。在这方面失败的
例子莫过于 1952年麦克阿瑟在美国共和党全国代表大会上所作的竞选总统
候选人的演讲。本来麦克阿瑟具有很出色的演讲才能，此次竞选演说经过了
极为周密的准备，演讲本身也很精采。但谁知演讲开始后，代表们却表现出
心不在焉，有的咳嗽，有的上厕所，有的交头接耳，有的在场内来回走动，
场面十分尴尬。由于这场不成功的演讲，给麦克阿瑟的竞选活动带来了极坏
的影响。那么，为什么本来一场很精采的演讲，却落人了这样难堪的境地呢？
原因就是这场演讲所选择的时间不恰当，在麦克阿瑟开始演讲时，已是晚上
九点半了，这时代表们已感到疲惫，注意力已难以集中，所以，会议就当然
难以取得好的结果了。
人在一天当中脑力活动有两个高峰期，如果将上、下午的两个高峰期做
一下比较的话，那么，将会议安排在上午比下午还会更好些。在实际工作当
中，人们普遍要求开短会，但如果会议实在难以在短时间进行完毕，那就可
将对重大问题的讨论安排在上午，将一般性讨论安排在下午；全体会议安排
在上午，分组讨论安排在下午。
□颠倒会议的准备和召开时间
有位来访者说：他所在的部门每次开会都很拖拉，即使是
一些很简单的问题，也要开很长时间的会。大家对此普遍感到很厌烦，
但又没有什么办法。笔者就该部门的会议活动通常所占用的时间和为准备这
些会议所花费的时间作了一番询问之后，说：要提高贵部门的会议效率，其
实办法很简单：只要你们把目前召开会议所用的时间与为这些会议所花费的
时间倒过来就可以了。说得具体一点就是：假如你们为一次会议花了一个小
时进行准备，那么，要召开这个会议可能就要用一天的时间。如果倒过来，
你们用一天的时间准备这个会议，而召开这个会议则可能只需要一个小时就
可以了。
如果适当地延长会议的准备时间，对会议做出充分的准备，这样便可以
从总体上减少为一次会议活动所花费的时间，从而可以达到提高会议效率的
目的。为了证实这一点，美国中西部制造公司挑选了两批带有重复性质的项
目作为衡量对比之用，而且详细记录了每批项目的计划（准备）时间和执行
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时间。第二批项目与第一批项目类似，但延长了它的计划（准备）时间。有
意义的是：第二批项目执行得更快些，总的来说，反倒节约了相当多的时间。
此外，经理们还发现，这第二批项目还取得了更好的效果。由此可以证明：
健全的计划管理和充分的准备，能够帮助领导者完成更多的工作，取得更好
的效果，而花费更少的时间。会议活动也是如此。杜邦公司前任总经理克劳
福德·格林沃尔特说：“花在制订计划（准备）上的每一刻钟，在执行时可
以节省三或四刻钟的时间”。
□把计划的会议时间砍掉一半
按照帕克逊法则：“在事先分配好的时间范围内，工作将一直拖延着。”
如果我们注意观察，就可以清楚地发现，实际情况也确实如此：假如我们认
为某个会议需要4个小时，那么，它果然就只需要4小时；假如认为某个会
议需要4天的话，那么，就真的需要4天才能开完——因为一切您都是按4
天来计划的。如果在会议召开之前，您将最初计划的会议时间拦腰砍一刀，
只用其一半的时间，把会议的内容全部放在这一半的时间中进行安排，事实
将向您证明：会议的全部内容在原计划的一半时间内照样也可以完成，而且
会更有成效。
□明确会议开始与结束的时间
目前，在中国存在着这样一个不合理的现象：多数会议组织者在通知与
会人员参加会议时 （口头通知或书面通知），通常只有会议开始时间，没有
会议结束的时间。对此种现象，人们已习以为常，一说起“会议时间”，一
般的人也总以为指的就是会议开始的时间，而并不把会议结束的时间包括在
内，正因为如此，在我们的许许多多的会议活动中，“会议时间”便就成了
一个只有明确起点，没有明确终点的时间“矢量”，会议一旦开始，会议主
持人愿将会议开到什么时候就开到什么时候，直开得没完没了，直开得人们
倒了胃口方才罢休。
在会议活动当中，在安排会议和向与会人员做出会议通知时，如果同时
规定会议开始与结束的时间，这样做可以直接带来这样两个效果：（1）使会
议主持人产生紧迫感，以努力在规定的时间内，合理安排会议的各项议题，
完成会议的各项任务，并保证在规定的时间结束会议，使会议呈现快节奏和
高效率。（2）便于与会人员对自己会外工作的安排。如果会议只规定开始的
时间，不规定结束时间，与会人员不知道会议什么时间结束，这样，在同一
个时间单元 （如一个上午）之内就不安排其他工作了。如会议组织者在会议
通知上能够告诉会议结束的时间，那么与会人便可以事先安排会议结束后的
工作，做到开会和自身的工作“两不误”。
□准时开会
许多会议的主持人常为自己所主持的一些会议总也不能按时召开而感到
困扰。他们所召集的会议通常都要推迟15
…3O分钟，与会人才能到齐，会议才能开始，怎样才能改变这一情况，
使自己所主持的会议都能准时召开呢？为此，他们前去请教美国时间管理专
家亚历克·麦肯齐先生。麦肯齐先生告诉他们：“不能准时开会是在会议一
开始就起作用的一个浪费时间的因素。这是一件经常叫人抱怨的烦恼事情，
但是却很少得到重视和改正。实际上，这一时间浪费因素是能够解决的。所
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以，若问怎样才能使人们准时来参加会议呢？答复
始终是这样，这就是：准时开会！即规定什么时间开会，便什么时间开
始讨论就是了。”
□设迟到席
“8点开会9点到，1O点不晚听报告”。这是对一些人工作作风拖拉、
散漫的形象描述。某企业每次开会，参加会议的人员都有迟到的，特别是老
总也迟到，等得众人不耐烦然而无可奈何。后来开会人员都准时到齐，会议
的效率也得到了提高。这是什么原因呢？原来，他们为会议设立的“迟到席”
起了很大的作用。他们的做法是：会议通知几点开就几点开，过时不候。迟
到者只好在竖有“迟到席”牌子的座席上落座。经过实践、这一招非常灵！
“迟到席”只设了三、四次便空了，因为会议迟到的现象基本上得到了杜绝。
为会议设“迟到席”的办法好，好在操作极其容易，批评得严厉而又恰
到好处，虽不是什么大动作，但简单有效，值得借鉴。
□限时发言
“开会马拉松，发言长而空”是中国会议活动中一个突出的问题。人们
怕开长会，欢迎开短会，但在实际生活当中，长会何其多，短会何其少。许
多人平时并没有多少话，可一参加会议，一坐上发言席，便上下五千年，纵
横八万里，言不及义，却又滔滔不绝。为改变这一现象，提高会议效率，江
苏省南通市政府在会议活动中实行“限时发言”的做法，收到了比较好的效
果。如在许多工作会议上，会议主持明确要求：每个与会人的发言不得超过
15分钟，并首先作出表率，身体力行。起初，有些与会人不习惯，出现了说
长了、讲偏了、扯远了的情况，便通过会议主持人及时的提醒，所有与会人
的发言和整个会议的时间都控制在了规定的时间范围以内。在一次工作会议
上，市长照例明确重申了有关限时发言的规定，并要求大家提高发言质量，
保证重点突出。尽管这次会议研究了秋播和今冬明春水利建设等诸多内容，
但是8位县 （市）区长的发言，总共用了7o分钟，平均每个人不到9分钟，
使会议的效率得到明显提高。
目前，在会议活动当中，在限时发言方面，做法最坚决，物资手段最先
进的，要数广东省人民政府召开的全体会议。在省政府的会议大厅里安装着
两块电子数字显示牌。每次会议对与会人员的发言都有时间限制。发言者讲
话开始后，电子显示牌即从规定的时间自动倒数跳动，到剩下3分钟时，微
机鸣叫发出第一次警号，在最后1分钟时又发出第二次警号。当显示牌亮出
“0000”，表明时间已到，如发言者还未终止，电脑控制的音响便毫不客气
地自动停止扩音。
□消除浪费会议时间的因素
美国时间管理专家亚历克·麦肯齐先生在《新时间管理法》一书中提出
了浪费会议时间的22种因素及消除办法，对人很有启发，也很实用。麦肯齐
先生提出的浪费会议时间的因素及消除的办法如下：
浪费会议时间的因素 消除的办法
（1）没有目的。 没有目的就不要开会；要尽可能写
出会议的目的。
（2）没有会议议程。 没有会议议程就不要开会；预定会
议应有书面议程；如果是未预定的
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会议 （临时会议），应有口头议程，
以保证与会者有所准备并按照会
议议程进行讨论。
